I. Rủi ro khi chia sẻ tài khoản cho freelancer

a. Mất kiểm soát quyền truy cập và phân quyền không rõ ràng

Nhiều chủ tài khoản (đặc biệt là các tài khoản Facebook Business, Google Ads, tài khoản email doanh nghiệp) thường cấp quyền quản trị viên toàn phần cho freelancer vì sự tiện lợi hoặc thiếu hiểu biết về hệ thống phân quyền. Việc này khiến họ mất hoàn toàn khả năng kiểm soát sau khi chia sẻ. Trong trường hợp freelancer không hợp tác hoặc xảy ra xung đột, người chủ tài khoản có thể bị loại khỏi chính tài khoản của mình.

b. Nguy cơ rò rỉ dữ liệu nội bộ và thông tin khách hàng

Freelancer có thể truy cập vào tin nhắn khách hàng, dữ liệu pixel, danh sách remarketing, báo cáo doanh thu, thậm chí thông tin thanh toán. Nếu không có quy định rõ ràng hoặc cam kết bảo mật, toàn bộ dữ liệu quan trọng này có thể bị sao chép, rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

c. Rủi ro từ phần mềm độc hại và hành vi bất chính

Freelancer có thể dùng thiết bị cá nhân hoặc công cụ hỗ trợ chưa được kiểm duyệt, dẫn đến việc truyền mã độc, cookie tracker, keylogger vào hệ thống. Từ đó, tài khoản quảng cáo, fanpage hoặc các nền tảng khác có thể bị chiếm quyền kiểm soát. Ngoài ra, cũng có trường hợp freelancer chạy các chiến dịch vi phạm chính sách khiến tài khoản bị khóa hoặc gắn cờ cảnh báo.

d. Không thể truy vết nếu có vấn đề phát sinh

Khi xảy ra sự cố như xóa nội dung, thay đổi cài đặt, xóa người dùng, khó khăn lớn nhất là không xác định được ai đã thao tác. Nếu không có lịch sử hoạt động cụ thể (audit log), doanh nghiệp rơi vào thế bị động hoàn toàn. Điều này phổ biến với các tài khoản không có hệ thống phân quyền chi tiết và thiếu công cụ giám sát truy cập.

II. Những sai lầm phổ biến khi cấp quyền cho freelancer

a. Dùng chung mật khẩu thay vì phân quyền qua email

Nhiều doanh nghiệp vì tiện hoặc thiếu thời gian đã gửi trực tiếp mật khẩu tài khoản cho freelancer, dẫn đến việc không thể quản lý ai đã truy cập và truy cập lúc nào. Đây là một lỗi bảo mật nghiêm trọng, mở ra lỗ hổng cho việc thay đổi email chính, thông tin thanh toán hoặc xóa toàn bộ nội dung.

b. Không thu hồi quyền sau khi kết thúc hợp tác

Sau khi dự án kết thúc, nhiều người quên thu hồi quyền truy cập, khiến freelancer vẫn có thể tiếp tục vào hệ thống. Trong một số trường hợp, các bên xảy ra mâu thuẫn và tài khoản bị xóa, bị chỉnh sửa hoặc bị sử dụng với mục đích tiêu cực như đánh cắp dữ liệu khách hàng.

c. Không ký cam kết bảo mật thông tin (NDA)

Việc thiếu các ràng buộc pháp lý khiến người thuê không có cơ sở để xử lý khi freelancer rò rỉ dữ liệu. Dù có thể tin tưởng, nhưng trong môi trường kinh doanh, pháp lý rõ ràng là yếu tố bảo vệ quyền lợi lâu dài.

III. Cách kiểm soát quyền truy cập an toàn khi làm việc với freelancer

a. Sử dụng phân quyền trong hệ thống quản trị (BM, Google, Shopify…)

Các nền tảng lớn như Facebook Business Manager, Google Ads, Shopify… đều cung cấp hệ thống phân quyền chặt chẽ. Hãy chỉ cấp quyền tối thiểu cần thiết, như:

• Content Editor: chỉ được đăng bài, không được xóa fanpage.

• Ads Analyst: được xem báo cáo, không được tạo chiến dịch.

• Billing Viewer: được theo dõi chi phí, không được thanh toán.

Nguyên tắc tối thiểu hóa quyền (Least Privilege) là yếu tố then chốt giúp bảo vệ tài khoản khi cộng tác với bên ngoài.

b. Áp dụng xác thực hai bước (2FA) cho tài khoản chủ

Luôn bật xác thực hai bước bằng app Authenticator cho tất cả tài khoản chủ (email, Facebook, Google). Điều này giúp ngăn ngừa truy cập trái phép dù freelancer có mật khẩu. Trong trường hợp có hành vi bất thường, bạn sẽ nhận được cảnh báo ngay lập tức.

c. Theo dõi nhật ký hoạt động và email thông báo

Một số nền tảng như Facebook Business, Google Workspace, Notion… đều có log hoạt động (audit log). Hãy kiểm tra định kỳ xem ai đã truy cập, thao tác gì và thời gian cụ thể. Bên cạnh đó, hãy bật tất cả email thông báo bảo mật, bao gồm việc đăng nhập từ thiết bị lạ, thay đổi quyền, thanh toán mới.

d. Sử dụng phần mềm trung gian để quản lý truy cập

Các công cụ như LastPass Teams, 1Password Business, Bitwarden cho phép chia sẻ tài khoản một cách bảo mật, không để lộ mật khẩu gốc, đồng thời bạn có thể thu hồi quyền ngay lập tức khi freelancer nghỉ việc. Với các tài khoản không hỗ trợ phân quyền (như Canva Pro, một số hệ thống CRM), đây là cách kiểm soát hiệu quả.

IV. Quy trình chia sẻ tài khoản an toàn với freelancer

Bước 1: Đánh giá nhu cầu thực sự cần cấp quyền

• Freelancer cần làm gì?

• Có thể xử lý qua tài khoản phụ không?

• Có cần truy cập trực tiếp hay chỉ thao tác qua hệ thống phụ?

Bước 2: Cấp quyền phù hợp

• Dùng email chính thức để mời vào hệ thống (không gửi mật khẩu)

• Chỉ cấp quyền hạn tối thiểu đủ dùng

• Luôn kiểm tra và ghi nhận quyền đã cấp ở từng nền tảng

Bước 3: Theo dõi trong quá trình làm việc

• Kiểm tra nhật ký thao tác mỗi tuần

• Đặt nhắc nhở định kỳ để kiểm tra bảo mật

• Cập nhật nếu có sự thay đổi trong phân công công việc

Bước 4: Thu hồi quyền ngay khi kết thúc hợp tác

• Hủy toàn bộ quyền truy cập

• Thay đổi mật khẩu (nếu đã dùng chung)

• Gỡ email khỏi hệ thống quản trị

V. Giải pháp dài hạn: Thiết lập hệ thống cộng tác chuyên nghiệp

Thay vì xử lý từng trường hợp riêng lẻ, doanh nghiệp nên xây dựng sẵn quy trình làm việc với freelancer, bao gồm:

• Checklist cấp quyền và kiểm tra định kỳ

• Mẫu hợp đồng & NDA bảo mật

• Sử dụng nền tảng quản lý dự án như Trello, ClickUp, Notion để không cần chia sẻ toàn bộ tài khoản

• Quy định rõ ràng quyền – trách nhiệm – giới hạn dữ liệu

Kết luận

Thuê freelancer là một giải pháp hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt quyền truy cập, việc chia sẻ tài khoản có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng về bảo mật, tài chính và thương hiệu. Hãy chủ động xây dựng quy trình, phân quyền đúng cách và theo dõi sát sao để đảm bảo sự an toàn trong hợp tác. Đừng để sự tiện lợi trước mắt đánh đổi bằng tổn thất lâu dài.