I. Operating Agreement là gì?

a. Khái niệm cơ bản

Operating Agreement là một tài liệu nội bộ, tương tự như điều lệ hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC – Limited Liability Company). Đây là văn bản xác định cách thức tổ chức, vận hành, phân chia quyền lợi – trách nhiệm và giải quyết tranh chấp giữa các thành viên trong LLC. Dù không phải bang nào ở Mỹ cũng bắt buộc LLC phải có Operating Agreement, nhưng về mặt pháp lý và thực tiễn, tài liệu này đóng vai trò sống còn trong việc bảo vệ quyền lợi nội bộ.

b. Tính pháp lý và vai trò đặc biệt

Dù Operating Agreement là tài liệu nội bộ, nhưng trong nhiều vụ kiện tụng hoặc tranh chấp kinh doanh, nó lại trở thành căn cứ pháp lý để tòa án phân định quyền – trách nhiệm. Do đó, nó được ví như một “lá chắn” giúp doanh nghiệp tránh rủi ro từ mâu thuẫn nội bộ, bảo vệ tính độc lập pháp lý của LLC trước cá nhân chủ sở hữu.

c. Bắt buộc hay không bắt buộc?

• Một số bang như California, New York yêu cầu LLC phải có Operating Agreement.

• Tuy nhiên, ở nhiều bang khác, luật cho phép LLC hoạt động mà không cần tài liệu này – nhưng điều đó đồng nghĩa với việc LLC sẽ phải tuân theo các quy định mặc định của bang, vốn không phù hợp với mọi tình huống kinh doanh cụ thể.

II. Nội dung chính của một Operating Agreement

a. Cơ cấu sở hữu và phân bổ quyền lợi

Operating Agreement quy định ai là thành viên góp vốn, tỷ lệ góp, quyền biểu quyết tương ứng và cách phân bổ lợi nhuận/lỗ giữa các thành viên. Điều này giúp minh bạch ngay từ đầu, tránh tranh chấp khi hoạt động đã phát triển.

b. Cơ chế quản lý và ra quyết định

Tài liệu này xác định rõ mô hình quản trị của LLC:

• Member-managed LLC: Các thành viên trực tiếp điều hành công ty.

• Manager-managed LLC: Một hoặc một vài người được chỉ định quản lý thay cho thành viên.

Operating Agreement cũng quy định quy trình ra quyết định, tỷ lệ đồng thuận cần thiết, cách xử lý khi có xung đột lợi ích hoặc không đạt được đồng thuận.

c. Quy định về rút vốn, chuyển nhượng và giải thể

Vấn đề thành viên rút lui, bán phần vốn góp hoặc việc giải thể LLC đều phải có quy trình rõ ràng trong Operating Agreement. Ví dụ:

• Thành viên muốn rút vốn phải thông báo trước bao lâu?

• Thành viên còn lại có quyền mua lại phần vốn không?

• Khi giải thể, tài sản sẽ được phân chia ra sao?

III. Tại sao Operating Agreement là “lá chắn pháp lý”?

a. Bảo vệ trách nhiệm hữu hạn của thành viên

Một trong những lý do phổ biến khiến LLC bị “pierce the corporate veil” (bị xuyên thủng lớp bảo vệ trách nhiệm hữu hạn) là do không có cấu trúc hoạt động rõ ràng. Operating Agreement chứng minh rằng LLC hoạt động tách biệt với chủ sở hữu, có nguyên tắc, quy trình, và không bị sử dụng như “tài khoản cá nhân trá hình”.

b. Giảm thiểu tranh chấp nội bộ

Khi mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên về phân chia lợi nhuận, quyền quản lý, hoặc chiến lược phát triển, Operating Agreement là “kim chỉ nam” để giải quyết. Nó giúp tránh các tranh chấp dai dẳng, kiện tụng kéo dài, gây thiệt hại tài chính và uy tín cho công ty.

c. Là căn cứ cho nhà đầu tư, ngân hàng, đối tác đánh giá sự minh bạch

Nhiều nhà đầu tư, ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu được xem Operating Agreement trước khi ký hợp đồng, góp vốn hoặc cho vay. Tài liệu này thể hiện mức độ chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị doanh nghiệp, tăng khả năng tiếp cận vốn và hợp tác chiến lược.

IV. Lợi ích của việc cá nhân hóa Operating Agreement thay vì dùng mẫu có sẵn

a. Tránh áp dụng máy móc luật của bang

Nếu LLC không có Operating Agreement riêng, hệ thống pháp luật của bang sẽ tự áp dụng các điều khoản mặc định. Điều này có thể không phù hợp với mô hình kinh doanh, mục tiêu lợi nhuận hoặc cấu trúc vốn của công ty.

b. Linh hoạt trong phân bổ quyền lợi

Không phải lúc nào tỷ lệ góp vốn cũng tương ứng với quyền biểu quyết hoặc phân chia lợi nhuận. Operating Agreement cho phép các thành viên thương lượng lại các điều khoản theo nhu cầu kinh doanh – điều mà luật bang không luôn đáp ứng.

c. Tùy chỉnh cho phù hợp với ngành nghề và rủi ro cụ thể

Một LLC trong ngành công nghệ sẽ có những rủi ro, cách định giá tài sản và quyền sở hữu trí tuệ rất khác so với LLC bất động sản hoặc thương mại. Operating Agreement có thể tích hợp các điều khoản bảo vệ bản quyền, kiểm soát chuyển nhượng cổ phần hay ràng buộc phi cạnh tranh phù hợp với từng ngành.

V. Những sai lầm phổ biến khi soạn Operating Agreement

a. Sử dụng mẫu chung không chỉnh sửa

Nhiều người sử dụng mẫu Operating Agreement trên mạng mà không điều chỉnh cho phù hợp. Điều này dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa văn bản và thực tiễn vận hành, thậm chí tạo cơ sở cho tranh chấp pháp lý.

b. Không cập nhật khi có thay đổi

Khi thành viên rút lui, góp thêm vốn hoặc chuyển nhượng quyền lợi – nhưng không cập nhật Operating Agreement, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối khi xác định quyền sở hữu và nghĩa vụ.

c. Thiếu điều khoản giải quyết tranh chấp hoặc không quy định rõ ràng thẩm quyền

Một số Operating Agreement bỏ qua hoặc viết mơ hồ các điều khoản giải quyết tranh chấp, khiến khi xảy ra mâu thuẫn, công ty không có cơ chế xử lý rõ ràng, buộc phải nhờ tòa án – tốn thời gian và chi phí.

VI. Quy trình soạn thảo và phê duyệt Operating Agreement

a. Các bước cơ bản:

1. Trao đổi giữa các thành viên để xác định mong muốn về phân bổ quyền lợi và cơ chế quản lý.

2. Soạn thảo Operating Agreement dựa trên ý chí đã thống nhất.

3. Tham khảo luật sư chuyên về LLC để đảm bảo văn bản phù hợp pháp luật bang.

4. Tổ chức ký kết giữa các thành viên và lưu giữ bản cứng, bản điện tử.

b. Có cần công chứng không?

Operating Agreement không bắt buộc phải công chứng hoặc nộp cho cơ quan nhà nước, nhưng nên có chữ ký của tất cả thành viên và được lưu trữ cẩn thận để sử dụng khi cần.

VII. Operating Agreement trong bối cảnh phát triển đa quốc gia

a. Khi LLC có thành viên quốc tế

Việc có thành viên là người nước ngoài hoặc tổ chức nước ngoài khiến việc quản lý công ty trở nên phức tạp. Operating Agreement phải bổ sung các điều khoản:

• Giao tiếp – báo cáo định kỳ bằng ngôn ngữ nào?

• Quy định về chuyển tiền ra nước ngoài, thuế suất chia lợi nhuận?

• Giải quyết tranh chấp ở đâu? (bang nào? trọng tài quốc tế?)

b. Khi LLC đầu tư đa ngành hoặc phát triển ra nước ngoài

Operating Agreement cần phân định rõ quyền lợi giữa các ngành, cấu trúc sở hữu liên doanh, và quyền kiểm soát chiến lược. Nếu không, việc mở rộng kinh doanh có thể vấp phải mâu thuẫn nội bộ ngay từ gốc.

VIII. Kết luận: Operating Agreement – đừng xem nhẹ “luật chơi nội bộ”

Operating Agreement không chỉ là một tài liệu pháp lý – mà còn là “bản hiến pháp” của công ty. Nó quyết định vận mệnh doanh nghiệp trong các tình huống mâu thuẫn, khủng hoảng, phát triển mở rộng hoặc chuyển giao. Một LLC không có Operating Agreement giống như một đội bóng không có chiến thuật: dễ rơi vào hỗn loạn, mất kiểm soát và gãy gánh giữa đường.

Dù không bắt buộc, mỗi LLC – đặc biệt là các công ty có từ 2 thành viên trở lên – nên đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng một Operating Agreement bài bản, cá nhân hóa và cập nhật thường xuyên. Đây là “bức tường lửa” vững chắc nhất để bảo vệ bạn khỏi những rủi ro nội bộ trong hành trình khởi nghiệp và kinh doanh lâu dài.

Xem thêm tại : Nolimit Agency 

• • Chiến lược kinh doanh Amazon thông qua LLC
  • Mở LLC tại Mỹ để kinh doanh Amazon, Etsy, Shopify